【ビジネスマナー】電話対応編

電話連絡の基本～受けた時～

ビジネスマナーとして電話を受けた時は「もしもし」という第一声は省きます。社名を名乗り、電話対応している担当者名を名乗ります。冒頭に、お電話ありがとうございます、と添えても良いでしょう。
電話対応の基本は、相手の要件を間違いなく承ることです。問い合わせ内容がわからなければ、以後の対応を決めることが出来ません。落ち着いて話を聞くという心構えとともに、内容を間違いなく承るために必ず手元にメモを用意します。
コール音が長く鳴り、電話対応までに時間がかかった場合は、「お待たせいたしました」という一言を添えるとビジネスマナーとしてより良いでしょう。

電話連絡の基本～掛けた時～

電話を掛けた時はまず自身の社名と名前を名乗ります。ビジネスマナーとして、いきなり要件を切り出すのは不躾です。いつもお世話になっております、と添えるのがスマートなビジネスマナーです。
掛けた時に相手が不在だった場合は、伝言を残すか再度自分からかけ直すのかを伝えます。掛け直す場合はいつなら良いのか、相手の予定を聞いておくとすれ違いを減らすことができ良いでしょう。
ビジネスマナーの注意点として、目上の方の場合は相手に折り返しをお願いするのはマナー違反です。基本的に掛け直す姿勢が必要でしょう。

電話でのマナー違反とは

顔の見えないコミュニケーションである電話対応では、対面時とは異なる気遣いが必要です。
電話を掛けた方が先に切る、電話を受けた場合は相手が切れたことを確認してから静かに電話を切るといったビジネスマナーが一般的です。
特に注意が必要なのが、保留中です。通話状態にしたまま別の対応をせず、問い合わせについて確認する場合は、少々お待ちくださいと言って保留にします。また、保留にしたまま長時間相手を待たせるのはマナー違反です。確認に時間がかかる場合は、一旦電話を切って電話を受けた方から折り返し連絡をする旨を伝えます。待ち時間、通話時間と言った電話を掛けてきた相手の負担を軽減する対応をするのがビジネスマナーです。