【ビジネススキル】ビジネス文書作成

ビジネス文書とは

ビジネス文書とは、文字通りビジネスシーンで使われる書類の事です。いわゆる個人のメモ書きや社内のマニュアルとは違い、公的な性質を持つのが特徴です。具体的な日時や交渉に関する詳細なポイント、企業間の約束や取り決めについて、客観的に明記されています。ひと昔前のビジネス文書は、主に紙の書類でした。近年では社会全体のIT化によって、パソコンソフトでビジネス文書作成が進められる事が増えて来ました。ビジネス文書作成には正しい日本語力と論理的な文書表現力、そしてパソコンソフトの技術の3点がビジネススキルとして要求されます。

意外と間違ってる？社会人経験がある人ももう一度見直そう

社会人経験が豊富になってくると、ついついビジネススキルが自己流に陥りがちです。また社内だけで通用する表現やフォーマットのまま、社外の取引先やユーザーに対してビジネス文書を送付してしまう等のトラブルにも要注意です。ベテラン社会人の方々ほど、ビジネス文書作成の方法を時折確認し、正しい文章表現が出来ているか、失礼にあたる対応を無意識的にしていないか、相手に意図が正しく伝わる内容になっているか等、セルフチェックをしなければなりません。

数あるビジネススキルの中でも文書作成は基本的な事項ですが、灯台下暗しになりやすい技術でもありますので、定期的な再学習が不可欠です。

ビジネス文書力を高める方法

文書系のビジネススキルを高める方法ですが、常に最新のビジネスマナーやEメール作成術を学んでおく事です。ビジネスパーソン向けの書籍が販売されており、ビジネススキルを高めるのに大変効果です。具体的な例文やお手本が本に明記されているので、自分で執筆した物と比較し、悪いところがあれば添削してみましょう。正しい教科書を手に入れ、常に自分の文書とお手本を見比べて改善点を模索する事が重要です。

また、国語力を鍛える事はビジネススキルの基礎となります。本業とは直接、無関係に見える古典や長編小説に目を通す事もビジネススキルの底上げに効果的です。